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一个完整的会议方案模板(【会议方案】会前准备及会务准备)

100次浏览     发布时间:2024-11-09 10:31:28    


一、会前准备

(一)会议方案包括:名称、主旨、形式、规模、会期、日程安排、经费预算、组织领导机构等

(二)会议通知包括:会名、主要内容、参加人员、报到时间、会期、会址、着装要求、注意事项,注意事项包括:需要携带什么资料(身份证/工作证/会议相关材料等)、是否反馈参会人员名单、,是否有接送站安排,如有安排,需反馈什么信息(接送站人数、航班号、地点等)

(三)起草会议文件:要提早准备,集中精兵强将,反复征求意见,确保质量优

(四)做好会务准备:

1.印制会议票证——代表证、行车证、出席证、列席证、工作证、座签证等

2.编制会议手册——与会人员名单、工作人员名单、分组情况、日程安排、住宿安排、用餐安排、注意事项

3.准备会议用品——文具袋、笔记本、笔等文具,纪念品、奖品等

4.布置会场——会标、背景、座位图、桌签、话筒、音响,座位图要注意“中为主、左为上”,正式出席人员在前,列席、会务人员在后或两侧

5.做好生活准备——饮食、住宿、车辆、医疗等

二、会中服务

(一)组织人员报到。安排接站人员,及时去机场、车站、码头迎候,会议现场也要有人专侯,保障到会人员相关安排;妥善处理突发情况,例如司机、亲属的安排;及时核发会议相关材料;及时报告参会人员报到情况等。

(二)开预备会议。对于复杂会议,可以提前开预备会,介绍会议筹备情况和会议安排等

(三)做好会议主持。按照会议安排主持会议进程。

(四)做好会议发言。研讨发言和计划发言都要准备好。

(五)做好会议记录。包括录音、录像等。

(六)安排分组讨论。如有需要,应确定每个组的组长,明确记录人员,讨论结果要及时整理汇总并报告。

(七)组织现场参观。如安排参观,应明确路线、专人引导、做好车辆安排等

(八)会议情况简报。会期较长、分组较多的,要及时编制会议简报并印发,确保领导掌握会议整体情况,便于把控节奏。会议简报要言简意赅。

三、会后收尾

(一)回收会议材料。需要收回的材料,在会议结束,人员未离场时及时收回,如有漏交,要跟踪收回。

(二)安排人员返程。安排送站,保证安全顺利返回。如有滞留人员,要妥善安排住宿等。

(三)财务结算。如涉及费用,要及时结算。

(四)会议总结复盘。对会议总体情况进行复盘,肯定成绩、指出问题,找出经验教训,表扬表现好的同志。

(五)做好会议材料整理。会议过程中的材料,要整理齐全,发言材料、主持材料、研讨材料等,可以编制成册,以便后续使用。

(六)制发文件。根据会议情况,对需要制发的领导讲话稿、会议决定等,要按照流程及时印发,保障质量和效率。

(七)会议用品整理。对会议用品进行整理,对需要归还的,及时归还,剩余的物品,要收存好。

(八)会议精神督办落实。要跟踪点检会议精神落实情况,并及时报告反馈。

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